Definición de Agencia de Viajes

La agencia de viajes es una empresa turística con fines de lucro que actúa como agente intermedio activo entre sujetos de desplazamiento turístico y prestadores de servicios específicos.
Acerenza (1990) la define como:
una empresa que se dedica a la realización de arreglos para viajes, y ala venta de servicios sueltos, u organizados en forma de paquetes, en carácter de intermediario entre las empresas llamadas a prestar los servicios y el usuario final para fines turísticos, comerciales cualquier otra índole.

Las Agencias de Viajes se clasifican por su magnitud de operación:

• Minorista: es la empresa pequeña que opera con un mínimo de empleados, dedicada exclusivamente a vender al menudeo.
• Mayorista: es la empresa que opera con una organización más especializada y cuenta, según su volumen de operación,  con sucursales para atender a un mayor numero de personas.

Por su tipo de mercado:

• Agencias de Turismo Respectivo: son las que organizan y manejan viajes y/o proporcionan servicios aislados al turista que proviene de un lugar distinto al de la localización de la agencia.
• Agencias de Turismo de Exportación: son las que se dedican a vender tantos servicios aislados como viajes organizados, generalmente por otra agencia del exterior a turistas nacionales que visitan el extranjero. 

Por su carácter Administrativo: 

• Agencias: son las empresas matrices.
• Subagencias: son las sucursales en el país o filiales en el extranjero. 

Origen de las Agencias de Viajes

Su origen tiene lugar al siglo XIX cuando el británico Thomas Cook a quien se le atribuye la paternidad del turismo organizado, fletó el 5 de julio de 1841 un tren con tarifas reducidas para trasladar  de Leicester a longborough, Inglaterra, a 540 personas que iban a asistir a una convención religiosa. A partir de ese momento se considera el inicio de la primera agencia de viajes.
En 1845 Cook se dedico a organizar excursiones utilizando como medio la locomoción y el ferrocarril. Al siguiente año efectuó el primer Tour con empleo de guía, llevando a 350 personas en un viaje a través de Escocia.
Para 1874 Thomas Cook creo la circular Note, que fue aceptada en hoteles, restaurantes casas comerciales, y constituye el verdadero antecesor de los traveller check( cheques de viajero), los cuales hoy son aceptados en distintas partes del mundo.
En 1850 fue fundada la American Express Company (AMEXCO); esta agencia salio de la vieja compañía Wells Fargo. sus funciones consisten en organizar tours,hacer reservaciones con los diferentes prestadores de servicios y vender cheques de viajero; publican la Travel & Camara Magazine, venden la targeta de credito American Express y enseñan lenguas extranjeras.  Esta agencia cuenta, asimismo con acciones de l Club Mediterranee, que es una cadena de sitios de recreo de mar y montaña. 

Recursos Económicos de las Agencias Viajes


casi todos los ingresos que recibe  una agencia de viajes se deriva de las comisiones que les otorgan los prestadores de los servicios sobre diversas lineas de productos; las comisiones que obtienen son las siguientes:

• Boletos de avión: entre 8 y 11 %
• Reservaciones de hotel: entre 5 y 15 % 
• Cruceros: entre 10 y 15 %
• Viajes trasatlánticos: 7 % 
• Renta de autos: entre 5 y 15 % 
• Paquetes de viaje: entre 5 y 20 %
• Boletos de tren: 10 % 

Perfil del Agente de Viajes

El agente de Viajes es la persona encargada de organizar viajes, atiende y orienta a los turistas acerca de las características, facilidades, modalidades y condiciones referentes a los atractivos y servicios turísticos y a la mejor forma de disfrutarlos. hay que destacar que el agente de viajes sea capaz de mantener una buena comunicación con el publico, tener la información necesaria acerca de las tarifas y frecuencia de los vuelos, entre otros.

Funciones del Agente de viajes

las funciones varia dependiendo del tamaño de la organización de la agencia. Entre mas pequeña sea la empresa una agencia, mas serán la responsabilidades que deberá compartir el personal, sus funciones son:

• Estar familiarizado con el producto para proponerlo
• realizar la venta de viajes por aire, excursiones, cruceros y servicios relacionados directamente con el publico que viaja.
• Manejar la reservación de los servicios requeridos, cotización de tarifas y expedición de boletos.
• Elaborar la documentación necesaria.
• Informar al cliente sobre los requisitos del viaje, los documentos y reglas que debe cumplir el pasajero, especialmente cuando se trata de un servicio internacional.
• Entregar al pasajero toda la documentación necesaria.
• Verificar que todo este confirmado correctamente.
• Cobrar al cliente y asegurase de hacer los pagos necesarios.
• Comunicarse con el cliente a su regreso para mantener el contacto.

 Como Vender Viajes 

Un agente de viajes bien orientado en términos de ventas, sigue los pasos del buen vendedor,          como: 

Catalogar al prospecto 

1. Prestar atención
2. Controlar el tema de viajes en la conversación
3. Proyectar los detalles del viaje hacia beneficios instantáneos
4. Solucionar las objeciones en términos de precio
5. Itinerario u otros problemas
6. Cerrar la venta.

Factores Determinantes Para Cerrar la Venta 

La venta de un viaje requiere que el agente se dirija al cliente de una manera cortes, preste atención a sus requerimientos, ofrezca el servicio que necesite, sugiera el servicio adecuado y que este vinculado con él, y venda y registre el viaje. En relación con lo anterior algunas sugerencias importantes para recordar:

• El aspecto físico del agente de viajes es muy importante.
• Procurar ser amable y cordial con el cliente.
• La comunicación es muy importante.
• Se deberá estar consciente de lo que vende.
• Tener siempre a la mano los libros de referencia y manuales.
• Permitir al prospecto que exprese sus inquietudes.
• El agente de viajes debe concentrarse  informar y sugerir no decirle al cliente todo lo que tiene que hacer en sus vacaciones y con su dinero.
• Desde el inicio de la transacción, es conveniente que el agente de viajes establezca la razón, por la cual al cliente le conviene adquirir algún servicio en la agencia.
• El agente debe vender los beneficios del viaje, ya que éstos  permiten establecer diferencias con otros agentes de viajes y prestadores de servicios.
• Para el agente de viajes no es bueno desacreditar a la competencia; a poca gente le gusta escuchar criticas.
• El vendedor que dispone de información, vende. Un agente de viajes se debe saber lo que esta vendiendo, sea cualquier novedad y futuras disposiciones en las aerolíneas, hoteles, tours, a si como los paquetes que se anuncian en los medios de comunicación.
• El servicio personalizado y la atención es una parte muy esencial de las ventas en una agencia de viajes.
• El agente de viajes debe hacer una venta completa, ser un consejero de viajes, no un tomador de ordenes o emisor de boletos, planear escalas opcionales, ampliar las porciones terrestres, ofrecer la renta de autos, ya que todos los componentes del viaje con comisionables.
• El agente no debe discutir ni perder la venta, deberá en contraparte controlarse y y armarse de paciencia.
• cuando utilice el teléfono, el agente debe asegurarse que su voz y personalidad de ventas proyecten confianza.